Le suivi de gestion est très en vogue et c’est un sujet de plus en plus fréquent qui ressort régulièrement, mais comment le définir ? Si nous devions nous aventurer à en donner une définition, nous le caractériserions comme : « la collecte, l’analyse et l’interprétation des données financières opérationnelles d’une entreprise au service de la surveillance de sa performance financière. Il ne s’agit pas que de la simple observation de résultats passés mais le cumul du passé, du présent et de l’estimation des données prévisionnelles. »
Le suivi de gestion : outil clé du dirigeant
Le suivi de gestion, bien que réalisable depuis toujours, est devenu accessible au plus grand nombre d’entreprises par le biais des nouvelles technologies. Ces dernières permettent d’accéder plus rapidement à l’information financière et la traiter de manière automatique en partie. Le gain de temps sur le traitement permet d’en diminuer le coût et de permettre à toutes entreprises d’accéder à ce Graal en matière de gestion. De plus, l’instantanéité de l’information rend le suivi de gestion encore plus pertinent car il permet à l’entrepreneur de réagir immédiatement.
Le suivi de gestion est donc d’une importance capitale pour donner au dirigeant en quasi-temps réel des informations financières variées telles que les tendances de son activité, la maîtrise de ses coûts, une prévision de ses résultats et de sa trésorerie. Grâce à ses informations, le dirigeant pourra prendre des décisions opérationnelles éclairées et orienter son entreprise vers la croissance et la profitabilité.
Les bénéfices sont multiples :
- Anticipation des problèmes financiers
- Optimisation des performances
- Prise de décisions
- Alignement avec les objectifs stratégiques
- Communication transparente avec les parties prenantes
- Réactivité aux changements du marché
- Et bien d’autres …
Pour un suivi de gestion optimisée, il est déterminant de mettre en place plusieurs indicateurs de gestion, il est possible de les décliner en 3 catégories : financiers, opérationnels et performance.
Bien entendu ces indicateurs doivent être adaptés aux spécificités de chaque activité et à la vision stratégique de chaque dirigeant. Pour la détermination de ces indicateurs, il est important d’allier la connaissance métier du dirigeant et l’expertise business de votre expert-comptable.
Déclinaison d’indicateurs à suivre
(liste non exhaustive)
Indicateurs financiers
Marge bénéficiaire : Mesure de la profitabilité d’une entreprise indiquant la part des revenus restant après déduction des coûts directs. Elle peut être globale ou suivie par catégorie de produits/services pour une analyse plus fine.
Trésorerie disponible : Le montant d’argent liquide disponible, il est important de le mesurer en temps réel et d’être en mesure d’en avoir une vision prévisionnelle pour pouvoir agir en amont d’un éventuel problème de cash.
Seuil de rentabilité : C’est le montant de chiffre d’affaires à atteindre pour équilibrer son activité (ni bénéfice ni perte), il est déterminé en fonction du taux de marge et des charges fixes.
Indicateurs opérationnels
Taux de satisfaction client : Evalue la satisfaction des clients, essentiel pour la fidélisation.
Productivité par employé : Indique l’efficacité des ressources humaines dans la réalisation des objectifs opérationnels, c’est un indicateur déterminant pour maîtriser les embauches prévisionnelles et la surcharge/sous-charge de travail.
Taux de rotation des stocks : Mesure de la rapidité avec laquelle les stocks sont vendus, cela permet d’évaluer l’efficacité de la force vente mais également de mesurer la trésorerie immobilisée.
Indicateurs de performance
Temps de cycle de processus : Evalue la rapidité de traitement d’un cycle complet de processus afin de mesurer l’efficacité. Par exemple : cycle entre client, en combien de temps est traité un client de la signature du devis à l’activation complète et opérationnelle du dossier.
Part de marché : Indique la part de l’entreprise par rapport à un marché total pour mesurer la compétitivité.
Satisfaction des employés : Mesure le bien-être des employés, influençant directement la productivité et la performance globale.
Mise en place d’un suivi de gestion
L’importance significative du suivi de gestion démontrée, se pose ensuite la question de la mise en place. Un audit préalable de l’existant est essentiel pour connaître l’organisation de l’entreprise, comprendre ses enjeux et déterminer avec son dirigeant les indicateurs essentiels.
Par la suite le suivi de gestion va se faire en 4 étapes :
Étape 1 : la collecte
Comment la donnée brute va être collectée de manière exhaustive, classifiée et exploitable. C’est ici que la technologie a un grand rôle à jouer, les sources de données et les points d’entrées sont multiples, il faut automatiser la collecte et la classification puis transmettre toujours de manière la plus automatisée la donnée au chargé du traitement. Des process internes sont indispensables pour que chaque acteur connaisse son rôle à jouer dans cette étape. Ici, l’essentiel se fait en interne mais votre expert-comptable peut vous accompagner sur cette mise en place.
Étape 2 : Traitement
Une fois la donnée brute centralisée et classifiée il faut la catégoriser pour la rendre exploitable et la mettre en lien avec les indicateurs souhaités. Pour ce deuxième point, l’impact de la technologie est aussi prépondérant pour diminuer le temps de traitement mais l’automatisation ne pourra pas être totale. Le traitement doit être un effort combiné de l’expert-comptable et de l’entreprise. Certaines informations de traitement relèveront de l’expertise du professionnel du chiffre quant à d’autres seules l’entreprise les détiendra. Le partage des tâches doit être clairement déterminé. Les logiciels collaboratifs sont un réel atout pour faciliter cette étape. Par exemple, l’expert-comptable sera à même de déterminer qu’une facture de péage est un frais de déplacement mais il ne pourra pas deviner si c’est l’équipe marketing ou tech qui en a bénéficié.
Étape 3 : Analyse
La donnée brute a été transformée en information exploitable, il faut dorénavant l’analyser et la mettre en forme pour qu’elle colle aux indicateurs attendus et qu’elle soit compréhensible pour son destinataire. La technologie a un rôle moindre à jouer sur ce 3ème point. Ici il faudra mettre en corrélation les données chiffrées avec la connaissance de l’entreprise pour en tirer des conclusions pertinentes. L’analyse doit être fine et adaptée à l’entreprise. Par exemple pour un restaurant de plage, inutile de souligner une baisse d’activité en septembre par rapport au mois d’août ! Il sera plus pertinent de comparer les mois de septembre entre deux années.
Étape 4 : Restitution
L’information est désormais parfaitement exploitable, il faut donc la transmettre au destinataire avec conclusion, conseils et mise en garde. C’est ici que l’humain doit se différencier de la machine. La restitution doit être compréhensible, visuelle, facilement identifiable et commentée. Il faut :
- Tirer des conclusions, exemple : hausse globale de l’activité, principalement en raison d’une explosion des ventes sur l’article A, les autres produits sont en stagnation
- Proposer des solutions et conseils : développer de nouveaux produits car seul le produit A bénéficie d’une forte croissance ou recommuniquer sur les autres produits
- Mettre en garde et avoir un esprit critique, exemple : possible biais de l’analyse car il y a eu une rupture de stock sur les produits B et C en milieu de mois qui ont engendré un déport des ventes vers le produit A.
Astuces pour la mise en place d’un suivi de gestion
En tant qu’Expert-Comptable et pratiquant du suivi de gestion, nous sommes à même de vous donner quelques astuces 100% pratiques en la matière.
Astuce 1 : Impliquer les parties prenantes au process et notamment les salariés et fournisseurs de l’entreprise. La mise en place du suivi de gestion va avoir des incidences en matière de collecte des informations auprès de ces partenaires et leur bonne implication dans le process se rendra possible par leur compréhension des enjeux. La participation des salariés est d’autant plus importante qu’ils peuvent d’une part proposer des indicateurs très opérationnels pas ou peu connu de la direction. D’autre part certains indicateurs peuvent être un levier de motivation car ils permettront de définir des objectifs pertinents.
Astuce 2 : Mettre en place une fréquence de suivi… Et s’y tenir. Cela semble une évidence mais il est de bon ton de le rappeler. En fonction des moyens et des besoins de l’entreprise le rythme du suivi de gestion sera plus ou moins important mais il est déterminant d’imposer des délais et que tous les intervenants s’y tiennent. Dans la pratique, nous voyons souvent beaucoup de bonne volonté en début de projet et la mise en place d’un suivi de gestion très lourd mais qui dans le temps tombe à l’eau car il n’est pas en phase avec les moyens et besoins de l’entreprise. Le mieux est l’ennemi du bien, il est souvent préférable de débuter par du simple et efficace.
Astuce 3 : Adapter au besoin de votre activité et de votre stratégie. Nous voyons souvent beaucoup d’entrepreneurs « se comparer » à des amis ou partenaires et établir les indicateurs sur ces mêmes bases. C’est à notre sens une erreur, un indicateur est lié à une entreprise, son activité et sa stratégie. La définition des indicateurs doit se faire à la fois en tenant compte des spécificités d’une activité mais également des objectifs stratégiques que s’est fixés le dirigeant.
Astuce 4 : Faites-vous accompagner par votre Expert-Comptable !
Conclusion
Le suivi de gestion nous semble déterminant pour la bonne réussite d’une entreprise moderne. La complexité du monde des affaires s’est accrue et la concurrence est toujours plus féroce, aussi il ne suffit plus dorénavant de savoir vendre ou savoir produire mais gérer une entreprise c’est la somme d’une multitude de compétences. Le suivi de gestion doit être la boussole qui indique en permanence le chemin au dirigeant. Les enjeux en matière de RSE, dont l’importance ne doit plus être soulignée tant elle est essentielle, peuvent et même doivent également être intégrés à ce suivi de gestion par la mise en place d’indicateurs extra-financiers.
