Une obligation légale
Le BPF résulte d’une obligation légale instaurée par le Code du travail et plus précisément l’article L. 6352-12. Cette exigence vise à assurer la conformité des organismes de formation aux normes édictées par les autorités compétentes.
Toutes les entreprises de formation sont concernées et cela quelle que soit la forme sociale ou la taille de l’entreprise.
Il doit être transmis annuellement avant le 30 avril qui suit l’année du bilan (ex : 30 avril 2024 pour le bilan 2023). Dans la pratique l’ouverture de l’accès pour sa déclaration en ligne (la déclaration papier n’étant plus possible) est assez tardive, en conséquence un délai supplémentaire d’un mois est accordé.
Son non-établissement rend caduque la déclaration d’activité. C’est-à-dire l’autorisation qui permet d’être reconnue comme organisme de formation. C’est le numéro de déclaration d’activité de formation délivré par la DREETS, il permet de :
- Délivrer des actions de formation
- Figurer sur la liste publique des organismes de formation
- Être exonéré de TVA sur les prestations de formation continue professionnelle
Ainsi sans l’établissement du BPF dans les délais, ces autorisations sont perdues. Autant dire qu’il est déterminant pour assurer la pérennité d’une entreprise de formation, sans ajouter que sa non-transmission est passible d’une infraction pénale. Voyons donc de quoi il est constitué.
Composantes
Le BPF comme son nom l’indique si bien se décompose en deux parties :
Une composante financière et l’autre pédagogique.
Bilan financier
Le bilan financier est lui-même scindé en deux parties, la principale concerne l’origine des produits perçus et l’autre moins détaillée est dédiée aux charges de l’organisme.
Le BPF est disponible sur le site entreprendre.service-public :
Bilan pédagogique et financier (Formulaire 10443*16) | Entreprendre.Service-Public.fr
Pour le CA il s’agit de détailler l’origine des produits avec la décomposition suivante :
- Produits perçus par des entreprises pour la formation des salariés
- Produits perçus auprès des gestionnaires de fonds de la formation, ici on parle des FAF, OPCO, OPCA, … Un détail doit être appliqué en fonction des cas de dispenses des formations :
- Au titre des contrats d’apprentissage
- Au titre des contrats de professionnalisation
- Au titre du CPF
- Etc… (liste non exhaustive)
- Produits perçus auprès des pouvoirs publics pour la formation de leurs agents (Etat, Région, Département, …)
- Produits perçus auprès des pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques, ici il faudra décomposer par instance :
- Union Européenne
- État
- Régions
- Pôle Emploi
- Autres
- Produits perçus par des personnes à titre individuel et à leurs frais
- Produits perçus par d’autres organismes de formation type CFA
- Autres
Enfin, il faudra être mesure de préciser la part que représente la formation professionnelle sur l’activité totale de l’entreprise.
Pour la partie « charges de l’organisme » le détail attendu est moindre.
Il faut d’une part évaluer les charges affectées à l’activité de formation au titre des salaires des formateurs, des achats de prestations de formation et d’honoraires de formation. Pour les salaires c’est le salaire brut qui est attendu.
Et d’autre part, il faut préciser :
- Le nombre de personnes de l’entreprise dispensant des heures de formation et le nombre d’heures dispensées
- Le nombre de personnes extérieures à l’organisme dispensant des formations dans le cadre de contrats de sous-traitances, prestations de service ou sur honoraires et le nombre d’heures dispensées
Pour déterminer le nombre de personnes il n’y a pas lieu de regarder la durée des contrats des salariés ni leur qualité (CDI, CDD, …), dès qu’une personne intervient une fois elle est à prendre en compte. Cela inclut également les bénévoles intervenant pour l’organisation et le dirigeant du moment qu’il dispense lui-même des formations.
Aucune précision n’est apportée sur le cas de salariés affectés partiellement à la dispense de formation et partiellement à une autre activité (commerce, administratif, ….). À notre avis, seule une part de la rémunération correspondant au prorata de temps affecté à la dispense de formation doit être considérée.
Bilan pédagogique
La partie pédagogique ne comprend pas de données financières mais est une synthèse des formations réalisées. Il y a deux principales catégories à renseigner puis quelques détails complémentaires à fournir.
Les deux principales catégories sont :
- Le type de stagiaire de l’organisme dont il faudra indiquer leur nombre et le nombre d’heures de formation par catégorie :
- Salariés d’employeurs privés (hors apprentis)
- Apprentis
- Personnes en recherche d’emploi
- Particuliers à leurs propres frais
- Autres
- L’objectif des formations dispensées avec le nombre de stagiaires et le nombre d’heures de formation par catégorie
- Formations visant un diplôme, un titre ou certification au Répertoire nation des certifications pro (RNCP) avec une classification par niveau (licence, BTS, BAC, …)
- Formations visant une certification ou habilitation au répertoire spécifiques (RS)
- Formation visant un Certificat de Qualification Professionnelle (CQP)
- Autres formations professionnelles
- Bilans de compétences
- Actions d’accompagnement à la VAE
Les détails complémentaires à apporter sont :
- Les stagiaires et apprentis ayant suivi en totalité ou partiellement la formation à distance
- Les stagiaires ou apprentis dont l’action de formation a été confiée à un autre organisme
- Les 5 principales spécialités de formation
- Les formations confiées à votre organisme par un autre organisme
Pour chacun de ces points il faut préciser le nombre de stagiaires et le nombre d’heures dispensées.
Mise en place
Comme présentée les données attendues pour compléter le BPF n’ont rien qui relèvent de calculs complexes. Néanmoins une comptabilité générale ou un suivi d’activité réalisé en interne pour le bon déroulement des formations ne permettra pas nécessairement d’obtenir les informations attendues pour réaliser le BPF.
C’est pour cette raison qu’il est important d’anticiper la réalisation du BPF pour intégrer un découpage de la comptabilité en fonction du détail attendu pour la partie financière. Cela permettra de compléter cette partie par un simple recopiage de la comptabilité et d’assurer une piste d’audit pour recouper l’information en cas de demandes complémentaires.
Quant à la partie pédagogique, il faut recenser les attentes du BPF pour les intégrer au suivi d’activité.
Partie financière
Nous proposons l’application de deux solutions pour classifier le CA en fonction des attentes du BPF. Soit par un découpage comptable suffisamment détaillé soit par la mise en place d’une comptabilité analytique.
La 1ère solution est plus simple à mettre en place mais peut être lourde dans le cas d’un catalogue de formation très complet. L’autre solution est plus complexe à mettre en place mais permettra d’y gagner en lisibilité au niveau de la comptabilité dans les cas où il y a de nombreuses formations.
Le découpage dans la comptabilité générale peut se faire par un paramétrage d’un numéro de compte lié à un article dans l’outil de facturation qu’utilisera l’entreprise. Il est possible d’imaginer que le 4ème chiffre sera dédié à l’origine des fonds et les 5 et 6ème à la formation. Par exemple :
- Compte 706102 : Formation 2 financée par les salariés à titre individuel
- Compte 706203 : Formation 3 financée par un OPCO
- …
Il n’y a pas de règle impérative du moment que le Plan Comptable Général est respecté. Avec cette méthode si l’on souhaite par exemple connaître le montant des formations financées par les salariés à titre individuel, une simple addition des comptes de CA avec un 1 au 4ème chiffre permettra de connaître le montant des formations financées par les salariés.
La logique de la comptabilité analytique est semblable mais consiste à ne pas modifier la comptabilité générale et ajouter à chaque produit une catégorisation supplémentaire exploitable par des exports spécifiques. Il s’agit d’ajouter pour chaque produit une « étiquette » de la nature du financement mais le compte comptable sera toujours identique. Tous les logiciels de facturation et logiciels de comptabilité ne permettent pas cette fonctionnalité, elle est plus complexe à mettre en place et sera donc bien souvent plus coûteuse.
Par ailleurs, pour compléter la partie financière sur les charges nous conseillons une subdivision des comptes concernés pour préciser la part réservée à la formation. Il n’y a que trois comptes concernés :
- Les prestations de services
- Les honoraires de formation
- Les rémunérations brutes
Une simple déclinaison en jouant sur le dernier chiffre du numéro de compte suffit pour identifier facilement en comptabilité les coûts de la formation (ex : 604001 = Prestations de formation / 604002 = Prestations autres que la formation). Ce découpage est indispensable pour la masse salariale car il y a toujours une partie des coûts au moins affectés à l’administratif.
Partie pédagogique
En général les entreprises de formation utilisent soit des logiciels de suivi de formation de type Edusign, Klaxoon, Google Classroom, … ou le gèrent via un tableur. Cela permet de suivre tous les stagiaires, d’avoir un suivi de l’avancement de la formation, de l’émargement et de la facturation.
C’est dans ce suivi qu’il est important d’intégrer dès la conception de l’organisation les besoins du BPF en intégrant pour chaque stagiaire les données suivantes :
- Type de stagiaire (apprentis, chercheurs d’emploi, employés du privé, …)
- Type de formation suivie (VAE, bilan de compétences, …) et nombre d’heures
- Formation en distanciel ou présentiel
- Formation réalisée en interne ou externalisée
- Stagiaire en provenance d’un autre organisme
En intégrant ces 5 informations à chaque stagiaire dans le suivi annuel de production il sera possible de renseigner par une simple exploitation de la base de données l’ensemble de la partie pédagogique du BPF.
Conclusion
Le BPF est une obligation légale qui en cas de non-respect est sanctionnée de lourdes sanctions. Les données à renseigner sont plutôt simples mais dès une centaine de formations réalisées par an, il est facile de s’y perdre si l’organisation interne et la comptabilité n’ont pas été pensées pour.
En outre, des renseignements particuliers, semblables au BPF, sont à porter en annexe des comptes annuels et les seuils de nomination d’un Commissaire aux Comptes sont abaissés pour les entreprises de formation.
Aussi nous ne pouvons que vous recommander de vous faire accompagner par votre expert-comptable pour cette mise en place afin de vous éviter quelques difficultés au mois d’avril.
